ЕФС-1 декрет 2024: сведения об уходящих в декрет

Изменения ЕФС-1 с 2024 года затронули процесс передачи сведений об уходящих в декрет. Одно из изменений затрагивает работниц, уходящих в декретный отпуск. Теперь необходимо учесть информацию о них при расчете страхового стажа и составлении отчетности. До этого года подобная информация не требовалась при составлении отчета ЕФС-1. В статье разберем, как передать сведения об уходящих в декрет в ЕФС-1 и как составить заявление при уходе в декрет. Более подробно остановимся на моменте о том, как заполнить отчет ефс-1 подраздел 1.2

Пособие по беременности и родам полностью финансируется Социальным фондом и не подпадает под правило, согласно которому первые три дня оплачивает работодатель.

В документе, связанном с этим, должны быть указаны обязательные реквизиты:

• Номер листка временной нетрудоспособности.
• Дата.
• Периоды, включенные в листок нетрудоспособности по беременности и родам (в данном случае больничный лист выдается непосредственно на 140 дней).
• Причина нетрудоспособности, для этого случая проставляется код 05.
• Стаж работника.

Работодатель не будет производить начисления в этот период.

Пример:
1.    Сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам с 28.01.2024 по 26.07.2024.

2.    Бухгалтер через систему электронного документооборота получает листок нетрудоспособности по беременности и родам.

3.    Бухгалтер формирует в программе 1С данные о стаже. 

Необходимо проверить указанный период и код в листке нетрудоспособности (код 05).

4. Когда больничный лист будет обработан в программе, появится доступ для занесения данных о стаже сотрудницы в период ее нахождения в декретном отпуске. Страховые взносы ЕФС-1 раздел 2 находятся в меню «Зарплата и кадры». Далее нужно выбрать раздел 2 «Страховые взносы» и перейти на вкладку «СФР: пачки, регистры, описи».

5. После нажатия на соответствующую вкладку пользователь перейдет в окно, где ему будет предложено создать новый документ с пометкой «СЗВ-СТАЖ:».

Информация о сотрудницах, уходящих в декретный отпуск, заносится в подраздел 1.2 раздела 1 отчета ЕФС-1.

• В этом подразделе необходимо выбрать пункт "Срок назначения выплат по ОСС в ЕФС-1" (это новый реквизит, введенный с 2024 года).
• Затем в таблице заполняется две строки:

Строка 1: Указывается период с начала трудовой деятельности в 2024 году до момента выхода в декретный отпуск. Если сотрудник был принят на работу до 01.01.2024 года, то в качестве начала периода работы до декрета указывается 01.01.2024 года. Вторая дата - последний день перед уходом в декретный отпуск.

ЕФС-1 строка 2: Во второй строке указываются даты нахождения сотрудницы в декретном отпуске.

Пример:
Сотрудница была принята на работу в компанию 01.01. 2024 года, а период декретного отпуска составляет с 28 января 2024 года по 26 июля 2024 года.
Работодатель должен указать два периода:

1. С 01.01.2024 по 27.01.2024 - период работы.
2. С 28.01.2024 по 26.07.2024 - период нахождения в декретном отпуске.

В форме ЕФС-1 информация будет приведена в следующих графах:

• Строка 1 графа 1 – порядковый номер записи – «1»
• Строка 1 графа 2 – начало периода работы – 01.01.2024
• Строка 1 графа 3 – последний рабочий день перед уходом в декрет – 27.01.2024
• Строка 1 графа 4 – районный коэффициент. Сюда заносится кодовое значение «РКС», «МКС», «ОКУ», другие
• Строка 1 графа 5 – числовое значение районного коэффициента
• ЕФС-1 строка 2 графа 1 – номер строки – «2»
• ЕФС-1 строка 2 графа 2 – дата начала декретного отпуска – 28.01.2024
• ЕФС-1 строка 2 графа 3 – дата окончания декретного отпуска – 26.07.2024.
• ЕФС-1 строка 2 графы 4 и 5 заполняются, как в предыдущей строке
• ЕФС-1 строка 2 графа 7 – дополнительные сведения – «ДЕКРЕТ»

У государственного и муниципального учреждения появляется обязанность заполнить подраздел 1.3 отчета ЕФС-1, который относится к заработной плате и условиям работы в муниципальных и государственных учреждениях. В этот подраздел вносятся данные о сотрудниках, входящих в среднесписочную численность.

Сотрудницы, уходящие в декрет, также относятся к этой категории. Для данной категории необходимо заполнить информацию о периодах пребывания в декретном отпуске.
Сотрудницы, уходящие в декрет, не получают выплат от работодателя, и по ним не указываются часы работы в табелях учета рабочего времени. Поэтому в графах 19, 20, 23, 24 и 25 следует указать нулевое значение.

Муниципальные и государственные учреждения обязаны предоставлять подраздел 1.3 отчета ЕФС-1 ежемесячно. В случае, если сотрудница уходит в декретный отпуск не с начала месяца, информация о ней заполняется в двух строках: в одной строке указывается отработанный период с указанием рабочих часов и заработной платы. Во второй строке указываются данные о нахождении в декретном отпуске без информации о отработанных часах и полученной заработной плате.

Определенного формата заявления не существует.
Важно, чтобы заявление при уходе в декрет содержало следующие реквизиты:

• Кому написано заявление (должность и полное имя руководителя).
• От кого заявление (должность и полное имя сотрудницы).
• Название документа.
• Просьба о предоставлении декретного отпуска.
• Период отпуска по беременности и родам (с какого и по какое число).
• Подпись и дата подачи заявления.

Работодатель обязан в 3-х дневный срок предоставить в Социальный фонд сведения об уходящих в декрет сотрудниц. Основанием является информация от самой сотрудницы.
Работодатель должен получить информацию о ее текущем больничном листе средствами электронного документооборота с Социальным фондом. 

Задачи бухгалтера:

• Получение информации о больничном листе.
• Предоставление отчетности в форме ЕФС-1.

В учетной программе информация о стаже работницы в период ее нахождения в декретном отпуске формируется на основе полученного больничного листа.

Чтобы правильно заполнить ЕФС-1, нужно иметь в штате своей компании квалифицированного бухгалтера. Обучить специального сотрудника можно в ЕВИДПО. У нас есть более 25 курсов переподготовки и повышения квалификации для работников бухгалтерии. Обучение проходит дистанционно и без отрыва от работы!

С 2024 года форма ЕФС-1 была обновлена. Одно из главных изменений связано с учетом выплат по линии ФСС. Ранее информация о пособиях, которые были выплачены за счет средств Социального фонда, не отображалась в отчете.
Но теперь необходимо вносить и данные о сотрудницах, уходящих в декретный отпуск, в соответствующие подразделы ЕФС-1 (1.2 или 1.3), в зависимости от того, является ли учреждение государственным (муниципальным) или нет.